Cet article a initialement été publié sur le blog de Prezi par Spencer Waldron, le directeur régional marketing pour l'Union européenne chez Prezi.
Les vidéoconférences font déjà partie intégrante de la routine des entreprises, mais quand tout le monde travaille à domicile, il est parfois plus difficile de trouver des façons de travailler de façon cohérente en tant qu'équipe. Assurez-vous que les bons processus et outils sont en place pour que tout le monde reste sur la même longueur d'ondes. Voici 5 astuces pour améliorer vos vidéoconférences, indépendamment de votre lieu de travail.
Soyez humain et créez un lien
L'une des choses les plus faciles que vous puissiez faire, c'est d'allumer votre caméra, alors faites-le ! Après tout, ce n'est pas une réunion en vidéo s'il n'y a pas de vidéo. Quand vous parlez derrière votre photo de profil (ou pire, l'avatar par défaut), vos collègues ne peuvent pas voir votre langage non verbal. Par conséquent, leur temps d'attention et même la qualité de la communication peuvent en pâtir. Une étude récente menée par CensusWide Research a conclu que deux tiers des employés de bureau au Royaume-Uni trouvaient le contact humain vital durant un appel en visioconférence.
Même quand vous êtes à l'écran, le contact humain peut être perdu à tout moment lorsque votre écran est partagé. Utilisez Prezi Video pour conserver vos visuels et votre texte à l'écran à côté de vous, pour transmettre des informations sans vous sentir éloigné de votre équipe.
Qu'est-ce que c'est, Prezi Video ?
Prezi Video est un outil de création vidéo qui vous place au cœur de votre contenu. Plus besoin de choisir entre montrer votre visage et montrer vos visuels. Vous pouvez vous lancer en quelques minutes et commencer à présenter avec vos outils de vidéoconférences préférés, comme Webex, Zoom, GoToWebinar et bien d'autres.
Trouvez la bonne lumière
Il est important d'être face à la caméra, mais il est aussi important qu'on puisse vous voir à l'écran. Évitez d'avoir une source de lumière derrière vous, car il sera plus difficile de voir l'expression de votre visage. Gardez votre source de lumière, naturelle ou non, en face de vous et présentez-vous sous votre meilleur jour.
Ne faites pas mille choses à la fois
Si quelqu'un vous parle en personne, il est impoli de sortir votre téléphone pour regarder vos notifications. Pendant une vidéoconférence, c'est la même chose. Donnez toute votre attention à vos collègues qui sont en train de parler : ils apprécieront votre geste, et vous ne manquerez aucune information importante. Ne vous inquiétez pas, vos e-mails et messages sur Slack peuvent attendre quelques minutes.
Rendez vos présentations dynamiques
Cela dit, il y a aussi des limites à l'attention qu'on peut donner à un sujet. Plus vos réunions seront longues, plus les gens auront tendance à faire plusieurs choses à la fois et plus ils risquent d'oublier certaines informations. Respectez le temps de vos interlocuteurs et essayez de faire en sorte que votre contenu reste court.
Vous pouvez aussi vous inspirer des techniques hollywoodiennes pour conserver l'attention de vos interlocuteurs. Dans beaucoup de films, les scènes et les angles des caméras changent constamment pour que vos yeux restent occupés. Vous pouvez en faire autant dans Prezi Video en alternant entre votre visage seul, vous avec vos visuels et votre contenu seul. Ajoutez des effets de zoom et d'autres animations pour que vos présentations restent agréables à regarder.
Adoptez les mises à jour asynchrones
N'oubliez pas que les réunions à distance ne sont pas toujours nécessaires. Quand nous sortirons tous ensemble de cette situation qui nous oblige à travailler à domicile, nous devrons nous demander à quoi servent nos réunions. Réduisez le temps passé en réunion en envoyant une vidéo à l'avance pour fournir du contexte et des informations de base afin que la réunion puisse être consacrée aux questions, aux discussions sur la stratégie et au brainstorming.
Sinon, vous pouvez directement vous épargner certaines réunions — de nombreuses réunions de mises à jour ou pour le partage d'informations peuvent être remplacées par une vidéo Prezi. Les membres de notre équipe y répondront de façon asynchrone par e-mail, sur Slack, ou en faisant une autre vidéo.
Regardez ma vidéo Prezi pour en savoir plus sur ce que j'ai appris au sujet des vidéoconférences après avoir travaillé à distance pour Prezi pendant 6 ans :
Le télétravail ne sera jamais la même chose que d'aller au bureau, mais cela ne veut pas dire que vous ne pouvez pas faire en sorte que les choses se ressemblent. Restez à l'écran pour conserver l'intérêt de votre équipe, et affichez votre contenu à côté de vous pour les mises à jour. Regardez ces vidéos d'experts et de coaches de carrière pour plus d'astuces sur comment travailler à distance efficacement, et inscrivez-vous à une session de formation pour faire vos premiers pas avec Prezi Video.