Ce post a été initialement publié sur le blog Prezi le 20 mai 2020.
Il peut être difficile de trouver le temps de faire une réunion d'équipe hebdomadaire, et lorsque vos collaborateurs sont répartis sur plusieurs pays et fuseaux horaires, c'est encore plus compliqué de trouver un horaire qui convienne à tout le monde. Notre équipe de gestion des produits et notre équipe de marketing des produits ont trouvé une nouvelle solution. Plutôt que de faire une réunion toutes les semaines sur les rapports de situation, ils font de courtes mises à jour enregistrées sur Prezi Video.
Le changement a été un succès instantané. L'enregistrement des vidéos à l'avance a permis de libérer un créneau d'une heure dans leur calendrier. Tout le monde a pu "participer" aux réunions hebdomadaires de rapport de situation de manière asynchrone et à sa convenance. Et en enregistrant leurs mises à jour sur Prezi Video, ils ont pu afficher leur contenu directement à côté de leur visage à l'écran et être témoins de l'enthousiasme de chacun pour leur travail.
À quoi ressemble un rapport de situation asynchrone
Un rapport de situation asynchrone couvre les mêmes informations qu'une mise à jour traditionnelle en temps réel, mais il utilise des outils partagés pour enregistrer et échanger des informations. Pour la réunion de l'équipe de gestion et de marketing des produits de Prezi, chaque équipe enregistre sa mise à jour sur Prezi Video et la partage avec tous les autres membres du canal de l'équipe.
Puisque l'équipe de gestion des produits est basée à Budapest, elle enregistre ses mises à jour en premier. Pour Ben Holmes, responsable produit de Prezi Video, les rapports de situation asynchrones sont d'une grande aide pour alléger son emploi du temps chargé. Il explique : "Prezi Video me permet d'alléger mon planning en participant efficacement aux réunions de façon asynchrone via des vidéos enregistrées. Il m'arrive fréquemment d'avoir plusieurs choses à faire sur le même créneau, et je peux souvent éviter les réunions en envoyant une vidéo à la place."
Regardez la mise à jour du responsable produit pour la semaine 19 qu'il a enregistrée :
Au moment où Channing Adler, responsable marketing produit de Prezi Video, commence sa journée de travail à San Francisco, la vidéo de Ben est déjà prête à être visionnée. Elle a le temps de la regarder et de faire un retour sur le canal de l'équipe, ou d'inclure une réponse dans sa propre mise à jour.
Découvrez son enregistrement pour le rapport de situation de la responsable marketing produit pour la semaine 19.
L'équipe produit à Budapest regardera sa vidéo au début de la journée de travail le lendemain et apportera ses réponses et ses retours. "Leurs retours et leurs questions m'attendent dans le canal de notre équipe quand je commence le travail le lendemain", explique Channing au sujet de la facilité d'utilisation de Prezi Video pour les réunions asynchrones. "Nous pouvons collaborer de façon claire et simple."
Partagez des idées complexes et communiquez de façon visuelle
Prezi Video vous permet d'articuler des idées complexes qui peuvent être difficiles à transmettre sans parler face-à-face. Contrairement aux réunions en personne, lorsque vous faites une mise à jour asynchrone sur Prezi Video, vous avez la possibilité de mettre en forme vos commentaires avant l'enregistrement et de vous assurer de dire exactement ce que vous voulez.
Ben utilise souvent Prezi Video en dehors de ses rapports de situation avec Channing et l'équipe de marketing produit. "Quand je dois partager des idées complexes, j'utilise Prezi Video. De cette façon, je m'assure que mon message soit bien reçu, et mes collaborateurs peuvent regarder et réagir de façon asynchrone."
Contrairement à un enregistrement vidéo traditionnel, Prezi Video affiche votre contenu à l'écran juste à côté de vous, ajoutant un élément visuel à votre message pour rendre des concepts complexes plus faciles à comprendre. Il est très facile d'ajouter du contenu à une vidéo dans l'éditeur Prezi Video. Comme le dit Channing : "En quelques minutes par semaine, je peux enregistrer une vidéo simple qui communique visuellement mes plans marketing et mes mises à jour à mes collègues".
Créez vos propres rapports de situation asynchrones pour votre équipe avec Prezi Video
Si vous voulez éliminer d'autres réunions de votre emploi du temps chargé, essayez les rapports de situation et mises à jour pour les équipes asynchrones sur votre lieu de travail. Comme l'ont prouvé les équipes produit et marketing produit chez Prezi, il est facile d'utiliser Prezi Video pour partager des informations et échanger des idées même lorsque vous ne travaillez pas au même endroit. Créez votre propre mise à jour asynchrone aujourd'hui.