La publication  d'origine apparaît  sur le Blog Prezi  en date du 12 Juin 2020.

Même avant que la pandémie n'oblige la plupart des employés de bureau à travailler à domicile, Prezi a organisé des réunions générales hybrides. La plupart de nos effectifs sont basés à Budapest, avec d'autres bureaux à San Francisco, Riga et Berlin. Les gens se sont rassemblés dans les espaces événementiels de leurs bureaux pour appeler et rencontrer le reste de l'entreprise.

Nous sommes assez à l'aise lorsqu'il s'agit de parler en vidéo les uns avec les autres, mais depuis le passage en télétravail, nous avons pris un soin particulier à tenir des réunions générales virtuelles engageantes. Personne chez Prezi ne comprend mieux cela que notre PDG et cofondateur Peter Arvai. Regardez son point de vue sur l'importance des  réunions générales virtuelles  ici :

Tenez vos réunions générales d'entreprise en direct

Votre entreprise développe sa culture en se voyant chaque jour. Le travail à domicile peut éliminer ce sentiment de connexion qui existe au bureau. L'un des avantages de se rassembler en vidéo pour vos réunions générales est la possibilité de se revoir.

Encouragez toutes les personnes présentes à activer leur caméra et assurez-vous que tous les présentateurs ont également la leur. En utilisant  Prezi Video, notre outil de présentation vidéo, les présentateurs peuvent se placer au cœur de leur contenu afin qu'ils puissent rester devant la caméra tout en couvrant n'importe quel sujet sans jamais perdre cette connexion en face à face avec leur public.

C'est essentiel lors d'une réunion générale virtuelle, lorsque vous célébrez les victoires d'équipe, les actualités produits et les annonces qui affectent l'ensemble de l'entreprise. Vous devez afficher votre votre enthousiasme et vous devez pouvoir voir les réactions de votre public alors que vous parlez.

Enregistrez et publiez immédiatement après la réunion

Bien qu'il soit idéal de rencontrer les gens en personne, dans la réalité beaucoup travaillent à domicile et mènent une vie mouvementée. Elles surveillent leurs enfants ou leurs animaux de compagnie ou s'occupent des urgences domestiques pendant la journée de travail. Vous pouvez leur faciliter la vie en leur donnant la possibilité de regarder la réunion plus tard lorsqu'ils seront libres.

Chez Prezi, nous aimons les  réunions asynchrones. La possibilité de couvrir le même contenu à distance et à différents moments de la journée est la raison pour laquelle nous revenons régulièrement à ce format de réunion. Assurez-vous d'enregistrer vos réunions générales virtuelles et de les partager avec tout le monde dans l'entreprise.

Donnez également aux gens la possibilité de poser des questions ou de répondre au contenu une fois la réunion terminée. Nous avons une chaîne Slack #annonces partagée qui fonctionne bien pour nous.

Utilisez des visuels pour soutenir votre message

Comme le souligne Peter, le public appréhende mieux les informations lorsque le locuteur utilise un élément visuel pour soutenir son message. C'est pourquoi les présentateurs présentent généralement des images à côté d'eux à l'écran. Prezi Video vous aide à recréer ce style de diffusion de présentation. Vous pouvez même interagir avec ces graphiques, car ils apparaissent juste à côté de vous et n'ont pas besoin d'être modifiés ultérieurement.

Si vous souhaitez en savoir plus, regardez la vidéo  d'astuces pour réunions  de Spencer Waldron, directeur général de la communication chez Prezi, pour des conseils pratiques. Ou, commencez par  créer votre propre modèle vidéo  pour votre prochaine réunion générale.