Ez a bejegyzés eredetileg a Prezi Blogon lett közzétéve Spencer Waldron által, aki az EU-s regionális marketingvezetőnk a Prezinél.
Az irodában már megszoktuk a videokonferenciákat. Azonban amikor mindenki otthonról dolgozik, a csapatoknak nehezebb lehet megtalálniuk a koherens együttműködés módszereit. A megfelelő folyamatok és eszközök birtokában azonban mindenki egy lapon lehet egymással. Az alábbiakban 5 tippet ismertetünk, melyekkel jobbá varázsolhatók a videokonferenciák – függetlenül attól, hogy éppen honnan dolgozik.
Emberi jelenlét az emberi kapcsolatokért!
Kamerája bekapcsolása az egyik legegyszerűbb dolog, amit tehet – úgyhogy tegyen így! Elvégre videó nélkül a videós értekezlet nem az igazi! Ha egy kép (vagy még rosszabb esetben: az alapértelmezett avatar) mögé bújva beszél, akkor munkatársai nem láthatják a testbeszédét és az arckifejezéseit. Emiatt lankadhat a többiek figyelme, sőt akár félreértésekhez is vezethet. A CensusWide Research egy közelmúltbeli tanulmánya szerint az egyesült királysági irodai dolgozók kétharmada alapvető fontosságúnak tartja az emberi kapcsolatot a konferenciahívások során.
Még ha szerepel is a képernyőn, ez az emberi kapcsolat továbbra is megszűnhet, amikor megosztja a képernyőjét. A Prezi Video használatával a vizuális elemeket és a szövegeket saját maga mellett jelenítheti meg a képernyőn, ezáltal az információk átadása során nem kell úgy éreznie, mintha megszakadna a kapcsolata a csapatával.
Mi az a Prezi Video?
A Prezi Video egy videókészítő szolgáltatás, amely közvetlenül a tartalmai mellett helyezi el Önt, így nem kényszerül arra, hogy válasszon az arcának vagy a vizuális elemeinek a megjelenítése között. Percek alatt elkezdheti használni az eszközt, és kedvenc videokonferencia-eszközeivel prezentálhat – ilyenek többek között a Webex, a Zoom és a GoToWebinar.
Találjon megfelelő fényforrást!
A kamera képén való szereplés mellett az is fontos, hogy jól látható legyen! Kerülje a háta mögötti fényforrásokat, ilyenkor ugyanis nehezen vehetők ki az arckifejezései. Helyezkedjen el a fénnyel szemben – függetlenül attól, hogy természetes fényforrásról van-e szó vagy sem.
Egyszerre csak egy feladatra koncentráljon!
Illetlenség elővenni a telefonunkat és megnézni az értesítéseinket, amikor valaki személyesen beszél hozzánk. Miért lenne ez másképp a videokonferenciák során? Tisztelje meg figyelmével munkatársait, amikor beszélnek – ők értékelni fogják, Ön pedig nem marad le a fontos információkról. Ne aggódjon: e-mailjei és Slack-üzenetei várhatnak még néhány percet.
Tegye dinamikussá a prezentációit!
Az eddigieket figyelembe véve az is jogos felvetés, hogy vajon meddig várható el, hogy osztatlan figyelmet szenteljünk egy adott dolognak. Minél hosszabb egy meeting, annál valószínűbb, hogy az emberek multitaskolásba kezdenek, és ezzel együtt csökken az információk megtartásának a sikeressége is. Tisztelje mások idejét, és fogja rövidre tartalmait, ha lehetséges.
Amikor az emberek figyelmének megőrzéséről van szó, példát vehetünk Hollywoodról! A filmekben gyakori a jelenetek és a kameraállások folyamatos váltogatása, ez ugyanis leköti a szemünket. Ugyanezt megteheti a Prezi Videóban is: válthat aközött, hogy csak Ön látszik a képernyőn, Ön és a tartalmai is látszanak a képernyőn, illetve csak a tartalmak látszanak. Ráközelítésekkel és egyéb animációkkal frissebbé tehetők a prezentációk.
Fogadjuk el az aszinkron információáramlást!
A távoli értekezletekkel kapcsolatban az egyik legfontosabb észrevétel: nem mindegyikre van szükség! „Mire is jó ez a meeting?” – gyakran fogjuk feltenni ezt a kulcsfontosságú kérdést az otthoni munkavégzési szituációk kollektív megélése közepette. A meetingekkel töltött idő csökkentése érdekében küldjön körbe előre kontextust és háttér-információkat biztosító videót, hogy a tényleges értekezlet során csak kérdésekkel, stratégiai megbeszélésekkel és brainstorminggal kelljen foglalkozni.
Emellett egyes értekezletek teljesen meg is szüntethetők – sok státuszmegbeszélés és információmegosztó meeting lecserélhető Prezi-videókra. Ilyenkor a csapat aszinkron módon visszajelezhet e-mail, Slack vagy saját készítésű videó útján.
Nézze meg a Prezi-videómat, melyben ismertetem, miket tanultam a videokonferenciákról az elmúlt 6 évben a Prezinél végzett távoli munka során:
A távmunka soha nem lesz pont ugyanolyan, mint a személyes jelenlét – ez azonban nem jelenti azt, hogy nem törekedhetünk minél jobban az élmény megközelítésére. Szerepeljen a képernyőn a csapat figyelmének fenntartása érdekében, és jelenítse meg saját maga mellett a tartalmait a naprakész információk átadásához. Nézze meg ezeket a szakértők és karriercoachok által készített videókat a hatékony távmunkával kapcsolatos tippekért, és jelentkezzen tréningre , hogy belevesse magát a Prezi Video használatába.