이 글은 프레지 블로그에 게시했던 내용으로 Prezi에서 유럽 지역 마케팅 매니져를 담당하고 있는 Spencer Waldron이 작성했습니다.
화상회의는 이미 우리 생활에 깊이 자리하고 있으나 모두가 재택근무를 해야하는 경우, 팀원 모두 효율적으로 일하는 방식을 찾기란 쉬운 일이 아닙니다. 모두 같은 마음으로 함께 움직이려면 최적의 툴과 절차를 만들어 나가는 것이 우선시 되어야 할 것입니다. 지금부터 온라인 화상회의 효율을 높이는 5가지 팁을 소개해 드릴게요.
공감하고 친밀감 쌓기
카메라 켜는 일은 정말 쉬운 일이니 일단 켜 보세요! 화면없는 화상회의란 없을테니까요. 화면을 통해 말을 할 때(또는 기본설정되어 있는 아바타로 얘기할 때는 더욱 그렇죠) 동료들은 대화의 중요한 부분인 보디 랭귀지나 얼굴 표정을 쉽게 놓치게 되며 이는 사람들이 나의 말에 집중하지 않는 중요한 이유가 되고 원활한 소통을 막습니다. CensusWide Research이 진행한 최근 연구를 보면 영국 회사원의 삼분의 이가 온라인 화상회의 때 친밀감을 느끼는 것은 중요하다고 응답했습니다.
더욱이 화면 내용을 공유하여 화면에서 내가 사라지는 순간 이 친밀감은 더욱 무너지기가 쉽습니다. Prezi Video를 사용 할 경우, 나의 얼굴과 내용을 한 화면에 보여 줄 수 있어 서로 연결되어 있는 느낌을 유지하면서 정보를 동시에 전달할 수 있는 장점이 있습니다.
Prezi Video가 뭔가요?
Prezi Video는 나와 내가 전달하려는 내용을 한 화면에 보여줄 수 있는 동영상 제작 툴로 더 이상 나의 얼굴과 내용 중 어떤 것을 화면에 보여 줄지 고민하지 않아도 됩니다. 동영상 제작 경험 없이도 쉽게 사용을 시작할 수 있으며, Webex, Zoom, GoToWebinar 등과 같이 자주 사용하시는 화상회의 툴과 연동하여 이용할 수 있습니다.
조명을 확인하세요
카메라 앞에 서는 일도 중요하지만 화면에 나의 모습이 잘 보이는 것도 중요합니다. 빛이나 조명이 내 모습 뒤에 있는 경우는 피하세요. 얼굴 표정이 거의 보이지 않게 됩니다. 대신, 빛을 향해 앉으세요. 자연광도 조명도 괜찮습니다.
멀티태스킹은 금물
면대면으로 대화할 때, 갑자기 핸드폰을 꺼내 이런 저런 공지사항을 확인한다면 상대방은 매우 불쾌할 것입니다. 화상회의도 다른 바 없겠죠? 동료가 이야기할 때는 집중해서 이야기를 들어주세요. 분명 고맙게 여길 겁니다. 나는 나대로 중요한 내용을 기억할 수 있어 좋겠지요. 이메일이나 채팅 메시지는 몇 분 후에 확인해도 사라지지 않습니다.
발표 내용을 다이나믹하게 만드세요
그러나 현실에서는 인간이 완벽하게 집중할 수 있는 시간은 제한되어 있습니다. 회의가 길어질 수록 사람들은 멀티태스크를 하기 시작하고, 내가 전달하는 말을 듣지 않을 겁니다. 상대방의 소중한 시간을 존중해주세요. 전달 내용은 간단 명료하게 짧을 수록 좋습니다.
또한 헐리우드 촬영 방식에서 어떻게 사람들을 계속 집중하게 만들지 힌트를 얻을 수 있습니다. 많은 영화들이 장면이나 카메라 앵글을 계속해서 전환하는 방법으로 관객이 화면에서 눈을 떼지 못하게 하지요. 같은 방식을 Prezi Video로 실현할 수 있습니다. 나만 화면에 보여줄 수도 있고, 나와 내용을 함께 보여 주거나, 내용만 보여줄 수도 있습니다. 주밍이나 애니메이션을 추가하여 내가 발표하려는 내용을 새로운 느낌으로 전달할 수 있습니다.
다른 시간 대의 업무 보고를 받아 들이세요
원격 회의에서 무엇보다 가장 중요한 것은 모든 것이 중요한 것이 아니라는 사실이지요. "이 회의의 목적은 무엇이지?"는 집에서 일하는 동료들의 머리에 가장 먼저 떠오르는 질문입니다. 미리 말하고자 하는 내용이나 배경을 동영상을 만들어 보내는 것도, 회의 중하는 질문, 전략적 토론, 브레인스토밍 등으로 기약없이 길어지는 회의 시간을 줄일 수 있는 좋은 방법입니다.
또는 회의 자체를 줄이는 것도 한 방법입니다. 업무 보고나 정보 공유 등의 회의는 Prezi Video로 동영상을 만들어 대체할 수 있습니다. 팀원도 이메일, 슬랙과 같은 회사 채팅, 동영상 등으로 추가 질문이나 대화를 이어나갈 수 있습니다.
저 자신도 Prezi에서 6년간 원격으로 일 했습니다. 그동안 느끼고 배운점을 고스란히 담은 제 Prezi Video를 확인해보세요.
원격으로 일하는 것은 직접 같은 장소에서 면대면으로 일하는 것과 같을 수는 없겠지요. 하지만 면대면으로 일하는 것 만큼이나 효율적으로 일할 수 있다는 점을 놓칠 필요는 없습니다. 팀원이 계속 집중할 수 있도록 화면에 지속적으로 얼굴을 보여주고, 팀원이 중요한 내용을 효율적으로 전달 받을 수 있도록 나와 전달 내용을 함께 보여 주세요. 인사 채용 코치 및 전문가가 말하는 원격 근무가 쉬워지는 노하우에 대해 이 동영상에서 확인해보세요. 그리고 Prezi Video 사용법에 대한 온라인 강의도 신청해 보세요.