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O que é preciso para realizar uma ótima reunião geral da empresa virtual

Esse post foi publicado originalmente no blog da Prezi em 18 de Junho de 2020.

Mesmo antes da pandemia levar a maioria dos funcionários de escritórios a trabalhar de casa, a Prezi já realizava reuniões gerais virtualmente. A maior parte da nossa força de trabalho está sediada em Budapeste, com outros escritórios em São Francisco, Riga e Berlim. As pessoas se reuniam nos espaços de eventos em seus escritórios e participavam de uma chamada para se encontrar com o resto da empresa.

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Sempre nos sentimos à vontade para conversar por meio de vídeo, mas desde a mudança para um trabalho totalmente remoto, tomamos um cuidado especial em manter o envolvimento em reuniões 100% virtuais. Ninguém na Prezi entende isso melhor do que o nosso CEO e cofundador Peter Arvai. Assista a sua opinião sobre a importância das reuniões virtuais de empresas aqui:


Mantenha suas reuniões em tempo real

Sua empresa cria muita cultura apenas vendo uns aos outros todos os dias. Trabalhar de casa pode tirar a sensação de conexão que você tem no escritório. Um dos benefícios de se reunir em vídeo para as suas reuniões gerais é a capacidade de se verem novamente.

Incentive todos os participantes a ligar suas câmeras e garanta que todos os apresentadores também tenham suas câmeras conectadas. Ao usar o Prezi Video, nossa ferramenta de apresentação de vídeos, os apresentadores podem sobrepor seu conteúdo ao lado do rosto, para que possam permanecer na câmera enquanto cobrem qualquer assunto e nunca perderem a conexão cara a cara com o público. 

Isso é fundamental em todas as reuniões virtuais, quando você comemora vitórias da equipe, atualizações de produtos e faz anúncios que afetam toda a empresa. Você quer que as pessoas vejam sua empolgação e que seja capaz de ver as reações do seu público enquanto você fala.

Grave e publique imediatamente após a reunião

Embora seja ideal encontrar as pessoas ao vivo, a realidade é que muitas pessoas que trabalham em casa estão levando uma vida agitada – agora estão cuidando de seus filhos ou animais de estimação ou lidando com emergências domésticas durante o dia de trabalho. Você pode facilitar a vida dessas pessoas e dar a elas a opção de assistir à reunião mais tarde, quando elas estiverem disponíveis.

Na Prezi, adoramos uma reunião assíncrona. A capacidade de cobrir o mesmo material remotamente e em diferentes momentos do dia é o motivo pelo qual rotineiramente voltamos a este formato de reunião. Certifique-se de gravar suas reuniões virtuais e compartilhá-las com todos da empresa.

Dê às pessoas a opção de fazer perguntas ou responder ao material após o término da reunião. Temos um canal compartilhado de #anúncios no Slack, que funciona bem para nós.

Use recursos visuais para reforçar sua mensagem

Como observa Peter, o público entende melhor as informações quando o orador usa um elemento visual para apoiar sua mensagem. É por isso que os apresentadores geralmente têm imagens próximas a eles na tela. O Prezi Video ajuda a recriar esse estilo de apresentação de transmissão. Você pode até interagir com esses recursos visuais, pois eles aparecem ao seu lado e não precisam ser editados mais tarde.

Se você quiser saber mais, assista a este vídeo de dicas para reuniões virtuais de Spencer Waldron, diretor de comunicações globais da Prezi, para obter conselhos práticos. Ou comece a criar seu próprio modelo de vídeo  para a sua próxima reunião virtual.

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